Instituto Hacendario del Estado de México

¿Qué es el Área Coordinadora de Archivo?

Es la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos, así como de coordinar las Áreas Operativas del Sistema Institucional de cada Sujeto Obligado;

¿Cuáles son sus funciones?

1. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los Archivos de Trámite, los Archivos de Concentración y en su caso Histórico, los Instrumentos de Control Archivístico previstos en esta Ley, y demás disposiciones jurídicas aplicables;

2. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y Conservación de Archivos, cuando la especialidad del Sujeto Obligado así lo requiera;

3. Elaborar y someter a consideración de la persona titular del Sujeto Obligado o a quien ésta designe, el Programa Anual; I

4. Coordinar los procesos de Valoración y Disposición Documental que realicen las Áreas Operativas;

5. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las Áreas Operativas; entre otras.

La persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la integración y formalización del Grupo Interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderadora en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.

¿Qué es el Grupo Interdisciplinario?

Es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por las personas titulares de las unidades administrativas con las funciones o atribuciones homólogas siguientes: I. Jurídica; 

II. Planeación y/o mejora regulatoria; 

III. Coordinación de Archivos; 

IV. Tecnologías de la información;
V. Transparencia; 

VI. Órgano Interno de Control, y 

VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

¿Cuáles son sus funciones del Grupo Interdisciplinario?

1. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la Disposición Documental de las Series documentales;

2. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y Disposición Documental de las Series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios.

El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación y, en su caso, considerará las que el Consejo Estatal pueda determinar.

¿Qué es el Sistema Institucional de Archivo?

Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada Sujeto Obligado y sustenta la Actividad Archivística, de acuerdo con los procesos de Gestión Documental.

¿Cómo se integra el Sistema Institucional de Archivos?

Deberá integrarse por:

1. Un Área Coordinadora de Archivos, y

2. Las Áreas Operativas siguientes:

• a) De correspondencia;

• b) Archivo de Trámite, por área o unidad administrativa;

• c) Archivo de Concentración, y

• d) Archivo Histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del Sujeto Obligado.

Los Sujetos Obligados podrán contar, además de las Áreas Operativas citadas, con unidades documentales y auxiliares de la documentación, que por la naturaleza de sus funciones así lo requieran.

Directorio Sistema Institucional de Archivos del Instituto Hacendario del Estado de México

Nombre	Cargo	Unidad Administrativa	Correo electrónico	Teléfono
Dulce Carolina Treviño Hernández	Responsable del Área Coordinadora de Archivo	Unidad de Planeación e Igualdad de Género	carolinaihaem@gmail.com	722 236 05 40 Ext. 1311
Nora Pilar Carrillo Garza	Responsable del Área de Correspondencia	Vocalía Ejecutiva	vocalía.ihaem@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1301
Angela Guadarrama Rico	Responsable de Archivo de Trámite             Responsable de Archivo de Trámite               Responsable de Archivo de Trámite           Responsable de Archivo de Trámite             Responsable de Archivo de Trámite	Coordinación de Profesionalización	coord.profesionalizacion@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1119 y 1149
Víctor Alonso Aguilar Carmona		Subdirección de Capacitación
Angelica Medina Bautista		Coordinación de Estudios Hacendarios y Asistencia Técnica	coordinacionehyat.ihaem@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1100
José Pablo Aretia Ruiz		Subdirección de Investigación y Divulgación Hacendaria	josepabloaretia@gmail.com	722 236 05 40 Ext. 1117
Alicia Valdés Hinojosa		Subdirección de Estadística y Asistencia Técnica Hacendaria	alicia.valdesh@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1111
Rubén Camacho Torres		Coordinación de Vinculación Interinstitucional	vinculacion.interinstitucional@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1232
		Delegación de Vinculación Hacendaria Municipal Valle de México
		Delegación de Vinculación Hacendaria Municipal Valle de Toluca
Blanca Torres Vilchis		Coordinación de Normas y Procedimientos	eliae.floresgallegos@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1201
Roberto Rosales Muñoz		Subdirección Jurídica y Consultiva	subdireccion.ihaem@gmail.com	722 236 05 40 Ext. 1229
Nora Pilar Carrillo Garza		Unidad de Planeación e Igualdad de Género	vocalía.ihaem@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1301
Angelica Castrejón Aguilar		Unidad de Administración y Finanzas	david.gutierrezm@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1307
Gabriela Ríos Martínez		Unidad de Tecnologías de Información y Comunicación	hector.manjarrez@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1210
Gloria Contreras Sánchez		Órgano Interno de Control	mauricio.martinezm@edomex.gob.mx	722 236 05 40 Ext. 1315
		Área de Auditoría
		Área de Quejas

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

Los Sujetos Obligados que cuenten con un Sistema Institucional, deberán elaborar un Programa Anual y publicarlo en su portal electrónico, informativo u homólogo en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Son los instrumentos técnicos, que propician la organización, control y conservación de los Documentos de Archivo a lo largo de su ciclo vital.
Los Sujetos Obligados deberán contar con los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles.

¿Cuáles son los instrumentos archivísticos con los que al menos se debe contar?

1. Cuadro General de Clasificación Archivística;

2. Catálogo de Disposición Documental, y

3. Inventarios Documentales.

Registro Estatal

La inscripción al Registro Estatal es obligatoria para los Sujetos Obligados y para los propietarios o poseedores de Archivos Privados de Interés Público, quienes deberán actualizar anualmente la información requerida en dicho Registro Estatal, de conformidad con las disposiciones que para tal efecto emita el Consejo Estatal.

La información del Registro Estatal será de acceso público y de consulta gratuita, disponible a través del portal electrónico del Archivo General del Estado.